Menganalisis Alur Transaksi Pada Perusahaan

Pada setiap perusahaan tentunya mempunyai alur aktivitas pembelian yang berbeda-beda, baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain, misalnya perlengkapan kantor, bahan untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali (bahan baku).

Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada pemasok yang kemudian terjadi penerimaan barang atau jasa yang dimaksud. 

Agar kita dapat mengetahui bagaimana alurnya, berikut beberapa alur transaksi pada perusahaan yang perlu Anda ketahui:

1. ALUR TRANSAKSI PENJUALAN TUNAI

Alur Transaksi Penjualan Tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko kerugian akibat tak terbayarnya harga barang, oleh karenanya alur ini diusahakan dibuat senyaman mungkin bagi para pelanggan, diantaranya dengan tidak membuat alur penjualan yang rumit

Alur penjualan tunai dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (baik lisan maupun tertulis)

2. Negosiasi

3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian 

4. Membuat invoice

5. Memeriksa barang yang dijual

6. Menerima pembayaran

7. Membuat bukti transaksi

8. Mengirimkan barang yang dijual.

2. ALUR PENJUALAN KREDIT

Alur penjualan kredit adalah barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu sesuai dengan perjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit berarti penjual mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli.

Alur penjualan kredit dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Kredit dimulai dari permintan pembeli

2. Negosiasi

3. Menerima aplikasi kredit

4. Memeriksa formulir aplikasi kredit(sales)

5. Melakukan survei kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan dapat memenuhi kewajibannya dimasa yang akan datang

6. Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dengan melampirkan bukti hasil survei sevagai bahan pertimbangan

7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan

8. Membuat surat perjanjian penjualan kredit

9. Membuat bukti transaksi

10. Menyerahkan barang

3. ALUR TRANSAKSI PEMBELIAN

Alur transaksi pembelian adalah Suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya

Alur transaksi pembelian dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi. 

Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara : 

a. Intuitif

b. Penelitian pasar

c. Perhitungan stok barang

2. Melakukan survei pasar

3. Menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan

4. Memutuskan supplier yang benar memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan purna jual

5. Membuat daftar barang yang akan dijual

6. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan dengan penawaran terbaik

7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

8. Menerima barang

9. Memeriksa barang apakan yang sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas)

10 Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

4. ALUR TRANSAKSI PENERIMAAN KAS

Harta kekayaan perusahaan yang paling mudah berubah adalah uang (kas), karena sifat perubahannya yang cepat tanpa diikuti oleh bukti kepemilikan maka uang tunai merupakan harta kekayaan perusahaan yang paling mudah diselewengkan. Oleh karenanya perlindunganterhadap uang tunai harus benar-benar ketat.

Alur penerimaan kas dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang

2. Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan

3. Menghitung jumlah transaksi

4. Menerima pembayaran

5. Memeriksa keabsahan uang yang diterima kemudian

6. Membuat bukti transaksi 

5. ALUR TRANSAKSI PENGELUARAN KAS

Transaksi pengeluaran kas dilakukan tidak hanya untuk pembelian suatu barang, namun juga dilakukan pada saat pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya rutin seperti biaya listrik, biaya telepon, biaya air, dan biaya-biaya lainnya.

Alur pengeluaran kas dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Alur pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya

2. Menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya

3. Memeriksa keabsahan bukti

4. Melakukan pembayaran

5. Menerima bukti transaksi.

Alur transaksi pembelian baik tunai maupun non-tunai sebenarnya sama-sama bertujuan untuk mengadakan pemenuhan terhadap kebutuhan konsumen. Namun berbagai halbisa menjadi pertimbangan bagi Anda sekalian untuk memilih apakah pembelian dilakukan secara tunai ataukah kredit.