Standar Operasional Prosedur (SOP)

Istilah Standar Operasional Prosedur (SOP) tentu sudah sering kamu dengar. Namun tahukah kamu pengertian Standar Operasional Prosedut (SOP)? Setiap perusahaan yang tengah berkembang dan ingin terus memajukan perusahaannya, pasti akan mengevaluasi berbagai kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diterapkan pada perusahaannya. Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut secara tidak langsung memberikan dampak bagi keteraturan dan kepatuhan karyawan dalam menjalankan setiap pekerjaannya.

1. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja tersebut bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang tersebut sebagai Standar Operasional Prosedur (SOP). Dokumen tertulis inilah yang kemudian dijadikan sebagai standar dalam prosedur kerja tertentu. 

Implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam suatu organisasi atau perusahaan bertujuan agar organisasi atau perusahaan dapat menghadapi berbagai tantangan sebagai berikut :

a. Tingkat kesulitan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan semakin tinggi sehingga risiko terjadinya kesalahan atau penyimpangan juga semakin tinggi.

b. Semakin banyak peraturan perundangan yang harus dipatuhi oleh organisasi atau perusahaan.

c. Pelanggan yang semakin kritis dengan tuntutan mutu produk organisasi atau perusahaan yang konsisten dan semakin banyak.

2. SOP DALAM TRANSAKSI BISNIS

Kamu telah memahami jenis-jenis transaksi bisnis yang sering kali digunakan dalam perusahaan, yakni meliputi transaksi penjualan, pembelian, penerimaan kas dan pengeluaran kas. Sekarang kamu akan mempelajari mengenai SOP yang digunakan perusahaan dalam melaksanakan berbagai transaksinya. Bagaimana SOP yang diterapkan oleh perusahaan? Simaklah uraian materi berikut ini agar kamu dapat memahaminya.

A. SOP Administrasi Transaksi Penjualan

Berikut ini akan dijelaskan SOP yang secara umum digunakan perusahaan untuk penyelenggaraan administrasi transaksi penjualan baik secara tunai maupun penjualan secara kredit :

1). SOP untuk pelanggan dibuktikan dengan surat order pembelian dari calon pembeli.

a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat order pembelian dari calon pembeli.

b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catata kesepakatan sementara).

c. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian.

d. Faktur dibuat dengan benar dan teliti sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.

e. Barang dagang sebelum dijual diperiksa apakah sudah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat dan sesuai dengan standar mutu perusahaan. Apabila barang pesanan sudah sesuai, maka barang dikirim kepada pembeli. Namun apabila barang pesanan tidak sesuai , barang dikembalikan lagi ke gudang.

f. Cocokkan antara faktur asli dan rangkapnya. Apabila sudah sesuai, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.

g. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.

h. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang memuaskan.

2). SOP untuk penjualan kredit

a. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat order pembelian dari pembeli.

b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara).

c. Melakukan pemeriksaan terhadap status kredit calon pembeli sebagai dasar pemberian otorisasi penjualan kredit. Pemeriksaan ini dapat dilakukan dengan melakukan survei kepada calon pembeli dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya.

d. Persetujuan dari bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya (ditandatanganinya) surat order pengiriman.

e. Setelah mendapatkan otoritas dari bagian kredit maka dilakukan proses penjualan. Namun jika tidak diotorisasi oleh bagian kredit maka fungsi penjualan memberitahukan kepada fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada calon pembeli.

f. Kesepakatan pembelian dibuktikan dengan surat perjanjian yang dibuat sesuai dengan standar perusahaan.

g. Buat faktur (invoice) untuk diserahkan kepada pembeli dan bagian akuntansi.

h. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang memuaskan.

B. SOP Administrasi Pembelian

Berikut ini akan dijelaskan SOP yang secara umum digunakan perusahaan untuk penyelenggaraan administrasi transaksi pembelian baik pembelian secara tunai maupun pembelian secara kredit .

1. SOP untuk transaksi pembelian tunai

a). Bagian penjualan, bagian gudang atau bagian lainnya yang membutuhkan barang, mengajukan permintaan pembelian yang dilampiri dengan surat permintaan.

b). Bagian pembelian memproses permintaan pembelian tersebut. Untuk pembelian barang yang sifatnya berulang (repetitive), bagian pebelian menentukan pemasok yang akan dipilih. Namun apabila barang yang diminta bukanlah barang yang diminta bukanlah barang yang sifatnya berulang (repetitive), maka bagian pembelian melakukan survey pasar dengan mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada beberapa perusahaan untuk memperoleh harga dan kuantitas barang terbaik.

c). Setelah menentukan pemasok (supplier), selanjutnya buat surat order pembelian yang ditandatangani oleh manajer bagian pembelian.

d). Buat perjanjian dengan pemasok (supplier) yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, pengembalian atau retur barang, dan sebagiannya.

e). Setelah barang yang dipesan dating, buat laporan penerimaan barang dengan terlebih dahulu melakukan pemeriksaan kesesuaian barang yang dating dengan pesanan (baik kuantitas maupun kualitas) . Apabila telah sesuai dengan pesanan, maka barang dimasukkan ke gudang, bila tidak maka barang dikembalikan kepada pemasok (supplier) melalui system retur pembelian.

f). Selanjutnya lakukan pembayaran sesuai jumlah transaksi dengan mengeluarkan bukti kas keluar.

2. SOP untuk Transaksi pembelian kredit

a). Bagian penjualan, bagian gudan atau lainnya yang membutuhkan barang, mengajukan permintaan yang dilampiri degan surat permintaan pembelian.

b). Bagian pembelian memproses permintaan pembelian tersebut untuk pembelian barang yang sifatnya berulang (repetitif) bagian pembelian menentukan pemasok yang akan dipilih. Namun apabila barang yang diminta bukanlah barang yang sifatnya berulang (repetitive), maka bagian pembelian melakukan survey pasar dengan mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada beberapa perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik.

c). Setelah menentukan pemasok (supplier) selanjutnya buat surat order pembelian yang ditandatangani oleh manajer bagian pembelian.

d). Pihak penjual memberikan otorisasi atas pembelian kredit tersebut. Setelah diotorisasi, maka proses pembelian dapat dilakukan. Buat perjanjian dengan pemasok (supplier) yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, pengembalian atau retur barang dan sebagainya.

e). Setelah barang yang dipesan datang, buat laporan penerimaan barang dengan terlenbih dahulu melakukan pemeriksaan kesesuaian barang yang datang dengan pesanan(baik kuantitas maupun kualitas). Apabila telah sesuai dengan pesanan, maka barang dimasukkan ke gudang, bila tidak maka barang dikembalikan kepada pemasok ( supplier) melalui system retur pembelian.

f). Pesanan barang yang sudah datang disertai faktur penjualan dari pihak penjual.

g). Pihak penjual memberikan faktur (invoice) yang selanjutnya digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat kewajiban atau utang yang timbul atas transaksi tersebut.

C. SOP Administrasi Transaksi Penerimaan Kas

1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang dan sebagainya.

2. Hitung jumlah transaksi penerimaan kas dengan benar.

3. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk memeriksa uang secara fisik. Apabila pembeli membayar menggunakan cek, maka periksa keabsahan cek dan buat konfirmasi keabsahan cek kepada bank yang mengeluarkan cek tersebut.

4. Setelah dilakukan pembayaran atas transaksi penjualan tunai dari pembeli, berikan atau kirimkan barang sesuai dengan pesanan pembeli.

5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas dengan tepat. Buat nota kontan atas pembayaran dari pembeli yang dilakukan secara tunai. Buat kuitansi atas diterimanya pembayaran piutang dari pembeli.

D. SOP Administrasi Transaksi Pengeluaran Kas

1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pengeluaran kas seperti pembelian tunai, pembayaran utang, dan pembayaran biaya-biaya yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.

2. Periksa surat permintaan pengeluaran kas yang diminta oleh pihak yang bersangkutan. Apabila telah sesuai bagian kas melakukan pengeluaran dana secara tunai atau melalui bank dengan menggunakan cek.

3. Terima bukti transaksi atas pengeluaran kas yang telah dilakukan (nota atau kuitansi), kemudian buatlah bukti kas keluar.