Manfaat dan Langkah Pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedur)

 

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.

6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

7 Langkah Menyusun SOP

SOP bukanlah sesuatu yang bisa dikerjakan dalam waktu singkat dan oleh satu divisi saja. Pembuatan SOP membutuhkan kerja sama semua bagian organisasi, dan itu tidak mudah. HRD harus memahami langkah penting yang dapat menentukan keberhasilan pembuatan SOP. Berikut langkah-langkah yang bisa dicoba:

1. Mulai dari Akhir

Mulailah dari mendefinisikan hasil akhir apa yang ingin Anda harapkan dari SOP Anda. 

Semua organisasi memiliki proses dan prosedur yang berulang setiap hari, mingguan, dan bulanan. Tanyakan pada diri Anda apakah ada alasan khusus mengapa tujuan ini harus disertai dengan dokumen prosedur operasi standar. 

Ketika Anda tahu apa yang ingin dicapai dari SOP, jauh lebih mudah untuk menulis garis besar dan menentukan detailnya.

2. Pilih Format

Kemungkinan perusahaan Anda sudah memiliki beberapa dokumen SOP yang telah ditulis sebelumnya. Anda cukup merujuk ke dokumen-dokumen itu sebagai template dalam menulis SOP. 

Jika Anda tidak memiliki dokumen untuk digunakan sebagai referensi, cobalah salah satu ide berikut:

Format langkah sederhana: Gunakan format ini untuk prosedur rutin yang singkat dan mudah diikuti. 

Format langkah hierarkis: Jika prosedur Anda memiliki banyak langkah yang melibatkan beberapa keputusan.

Format diagram alur: Anda mungkin ingin menggunakan diagram alur untuk memetakan dan merencanakan prosedur yang mencakup banyak kemungkinan hasil.

3. Dapatkan Input dari Tim

Adakan rapat dengan tim-tim di organisasi dan tanyakan bagaimana mereka mengerjakan pekerjaan mereka. Tim ini terdiri dari orang-orang yang akan Anda minta untuk mematuhi SOP, jadi Anda ingin memastikan bahwa mereka mengerti dan semua tugas yang diperlukan sudah termasuk dalam SOP.

4. Tentukan Ruang Lingkupnya

Ada kemungkinan SOP yang Anda kerjakan bergantung pada SOP lain dan tim di departemen lain agar bisa diselesaikan. Oleh karena itu Anda perlu menentukan ruang lingkupnya, pihak atau departemen mana saja yang akan terlibat atau bersinggungan dengan SOP yang Anda buat. Mungkin Anda memerlukan diagram alur atau peta untuk secara jelas mendefinisikan dependensi dan pihak yang bertanggung jawab.

5. Identifikasi Audiens Anda

Mengetahui audiens, akan membantu dalam menentukan bagaimana Anda harus menulis dokumen SOP Anda. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:

Apa pengetahuan awal mereka? Apakah mereka sudah familiar dengan organisasi dan prosedurnya? Apakah mereka sudah tahu istilahnya?

Apa keterampilan bahasa mereka? Mungkin audiens Anda tidak menggunakan bahasa yang sama dengan Anda. Jika demikian, Anda mungkin dapat menggunakan lebih banyak gambar daripada kata-kata.

Apakah mereka karyawan baru? Saat mendatangkan karyawan baru, dokumen SOP Anda harus sangat detail dan berorientasi pada pelatihan.

Seberapa besar ukuran audiens Anda? Apakah banyak orang dengan peran berbeda dalam perusahaan akan membaca dokumen SOP tersebut? Jika demikian, Anda mungkin ingin menulis prosedur dengan cara yang secara jelas mendefinisikan siapa, atau peran apa, yang melakukan setiap tugas.

6. Tulis SOP

Tulis draf prosedur operasi standar Anda dan pertimbangkan untuk menyertakan beberapa elemen berikut:

Judul Halaman

Halaman ini dapat mencakup:

Judul prosedur

Nomor identifikasi SOP

Tanggal publikasi atau tanggal revisi

Nama jabatan, organisasi, divisi, atau instansi tempat SOP berlaku

Nama dan tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan menyetujui prosedur yang digariskan dalam SOP

Daftar Isi

Anda hanya memerlukan daftar isi jika dokumen terdiri dari banyak halaman. Daftar isi memungkinkan akses mudah ke area tertentu dari dokumen.

Prosedur khusus

Ini adalah bagian terbesar dari dokumen dan mencakup prosedur langkah demi langkah khusus yang perlu diikuti agar berhasil mematuhi standar perusahaan dan peraturan keselamatan. Bagian ini juga dapat mencakup:

Uraian tentang ruang lingkup dan tujuan SOP, batasannya, dan cara penggunaannya. Anda dapat memasukkan standar, persyaratan peraturan, peran dan tanggung jawab, serta input dan output.

Detail yang diperlukan dan tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah.

Klarifikasi terminologi, termasuk akronim dan frasa yang mungkin tidak familiar bagi audiens Anda.

Peringatan kesehatan dan keselamatan. Peringatan ini harus dicantumkan di bagian terpisah, dan harus menyertai langkah-langkah yang berlaku dalam proses.

Daftar lengkap semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, di mana menemukannya, dan kapan masing-masing akan dibutuhkan.

Bagian pemecahan masalah untuk membahas hal-hal yang berjalan tidak baik dan hal apa yang dapat mengganggu hasil akhir prosedur.

7. Tinjau, Uji, Edit, Ulangi

Setelah Anda menulis dokumen SOP, lakukan hal berikut:

Kirim draft SOP kepada anggota tim untuk ditinjau. Mintalah mereka mencatat kesalahan tata bahasa dan teknis.

Uji sendiri dokumen tersebut untuk memastikan bahwa Anda mencapai hasil yang diinginkan.

Mintalah anggota tim lainnya menguji prosedur untuk memastikan bahwa bahasanya jelas, dapat diikuti dengan mudah, dan dapat diselesaikan dengan baik.

Sertakan pengeditan dan saran yang relevan untuk menyempurnakan dokumen.

Ulangi langkah ini sampai dokumen disetujui dan diterima oleh semua pemangku kepentingan.

Melaksanakan SOP nya. Buatlah SOP mudah diakses oleh mereka yang membutuhkannya ketika melakukan pekerjaan mereka.

Anda harus meninjau SOP setiap enam hingga dua belas bulan sekali atau seperlunya untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan.